Konferencje z udziałem gości zagranicznych - warto pomyśleć o organizacji w hotelu

Organizowanie konferencji nie jest zadaniem łatwym, a organizowanie konferencji dla zagranicznych gości tylko podwyższa poziom trudności. Jednak można sobie pomóc planując takie wydarzenie w hotelu. Pod względem logistycznym i wizerunkowym ogromnie to ułatwi nasze zadanie. Dlaczego?

Po pierwsze nocleg
To chyba najważniejsza kwestia jeśli chodzi o zaproszenie gości z zagranicy. W końcu dobry sen to dobry nastrój i co za tym idzie wypoczęci zadowoleni prelegenci a w efekcie dobrej jakości wystąpienia. Kiedy konferencja odbywa się w hotelu, nocleg to sprawa praktycznie załatwiona od ręki. Po pierwsze wystarczy podać liczbę gości, standard pokoi które chcemy wynająć oraz inne szczegóły a niejednokrotnie przy równoczesnym organizowaniu konferencji i cateringu dostaniemy jakąś zniżkę. Drugim plusem takiej sytuacji jest to, że nawet w razie jakichś nieprzewidzianych wypadków i zmian, jest ogromna szansa, że organizując wszystko w hotelu dużo łatwiej będziemy mogli negocjować z obsługą, wprowadzać zmiany czy reagować na zaistniałe sytuacje.

Sala konferencyjna
Kolejnym bezsprzecznym atutem organizowania konferencji w hotelu jest zazwyczaj bardzo dobrze wyposażona sala konferencyjna. Najczęściej z dobrej jakości, nowoczesnym sprzętem audio – wizualnym co dodatkowo podniesie jakość konferencji. W końcu praca na dobrym sprzęcie jest dużo przyjemniejsza niż zacinający się projektor i kiepski mikrofon. Do tego wszystkiego wynajmując salę w hotelu dostajemy zagwarantowaną pomoc techniczną w razie potrzeb.

Restauracja
Jedzenie to następna istotna rzecz, którą przy organizowaniu tak dużego przedsięwzięcia trzeba przemyśleć i dobrze zaplanować. Organizując konferencję w hotelu wystarczy ustalić z restauracją hotelową ilość posiłków, menu, oraz rodzaj dań i przekąsek w trakcie przerw. Reszta już nie na naszej głowie. Goście mają również możliwość zjeść obiad blisko całego wydarzenia co jest dodatkowym komfortem.

Dodatkowe udogodnienia
Organizacja konferencji w hotelu pozwala nam na wiele więcej – goście mogą skorzystać z basenu, czy też SPA lub pralni. A my jako organizatorzy mamy cały czas wszystko pod kontrolą, zarówno jedzenie, salę konferencyjną, nocleg gości – wszystko w jednym miejscu bardzo skraca czas na dojazdy i pozwala spędzić kilka dni konferencji bez stresu i niepokoju zarówno gości którzy nie martwią się szukaniem sali, restauracji i noclegu jak i naszego - bo mamy wszystko opanowane.