Organizacja konferencji - podstawowe formalności

Zorganizowanie konferencji nie jest łatwym zadaniem i nie jest na pewno zadaniem dla każdego. Osoba odpowiedzialne za planowanie konferencji powinna być przewidująca, kompetentna, oraz dobrze zorganizowana. Ponadto, aby zrobić dobrą konferencję nie wystarczy jedynie posiadanie wymienionych powyżej cech, konieczna jest również wiedza na temat tego o co musimy zadbać, co załatwić i jak powinno docelowo wyglądać to spotkanie. Poniżej kilka wskazówek – o czym pamiętać aby zorganizować dobrą konferencję.

Szkic ogólny
Jak w wielu innych sytuacjach (tworzenie scenariusza lekcji, projektowanie przestrzeni, malowanie kolejnego arcydzieła) trzeba zacząć od stworzenia niezbędnego szkicu planowanej konferencji. Taki szkic ogólny powinien zawierać informacje dotyczące tego jaki jest cel organizowanej konferencji, dla kogo będzie ta konferencja – a więc jaki jest jej potencjalny odbiorca, a także kiedy i w jakim miejscu impreza ta ma się odbyć. W szkicu nie może zabraknąć również informacji podstawowych, jak to jakiego tematu będzie dotyczyła konferencja oraz ilu będzie prelegentów. Zdobyte dzięki zrobieniu szkicu informacje pomogą później w zarezerwowaniu odpowiedniej sali, zapewnieniu noclegu najważniejszym bądź wszystkim gościom wydarzenia, czy też zamówienie cateringu.

Miejsce konferencji
Zarezerwowanie odpowiedniej sali to już połowa sukcesu. Dobrze gdy temat konferencji wiąże się w jakiś sposób z wybranym miejscem, ale nie jest to oczywiście konieczne. Wybierając salę konferencyjną pamiętać powinniśmy o planowanej liczbie uczestników i dobrać wielkość sali odpowiednio, a nawet z niewielkim zapasem. Gdy miejsce zostało już wybrane koniecznie trzeba sprawdzić sprzęt audio – wizualny, czy wszystko działa tak jak powinno. Jeżeli na konferencji mają pojawić się jacyś ważni goście koniecznie powinniśmy także zaplanować dla nich nocleg w pobliżu miejsca wydarzenia. Tak samo wygląda sytuacja gdy konferencja trwa kilka dni.

Harmonogram i finanse
Kolejna rzecz, którą trzeba stworzyć to harmonogram konferencji, w którym znajdą się informacje dotyczące poszczególnych wystąpień, ich autorów i czasu jaki będą trwały a także kiedy będą zorganizowane przerwy. Kolejną bardzo ważną sprawą jest określenie budżetu – zapisanie wszystkich potencjalnych wydatków, sprawdzenie na co nas stać i ile możemy wydać na nocleg, wynajem sali czy catering.